Eröffnung des elektronischen Zugangs – Rahmenbedingungen für die Kommunikation und Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg an das Ricarda-Huch-Gymnasium Hagen
Der Zugang für die Übersendung (Empfang) elektronischer Dokumente an das Ricarda-Huch-Gymnasium Hagen (im weiteren nur Schule) wird gemäß § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) sowie § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG NRW) wie folgt eröffnet:
Zugangseröffnung für formlose elektronische Dokumente über folgende E-Mail-Adresse:
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Über die genannte Adresse können Sie formlos (d.h. sofern keine Schriftform oder andere Form für die Erklärung vorgegeben ist) und unverschlüsselt mit uns elektronisch kommunizieren. Innerhalb der Schule wird Ihre E-Mail ggf. an die zuständige Person weitergeleitet.
Die Schule eröffnet diesen Zugang für einfache E-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:
Kein Zugang für die verschlüsselte Kommunikation und die Übermittlung von Dokumenten mit elektronischer Signatur.
Die Übermittlung verschlüsselter Dokumente und von Dokumenten mit elektronischer Signatur ist über diesen Zugang nicht möglich und daher ausgeschlossen.
Dateianhänge
Wollen Sie Dateianhänge übersenden, so ist zu beachten, dass wir nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.
Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:
Für Dokumente:
- PDF (Portable Document Format)
Für Bilder:
- JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
- PNG (Portable Network Graphics)
- TIFF (Tagged Image File Format).
Weitere Einschränkungen
- Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.
- Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, die Sie uns übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht.
- Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.
Zusätzliche Hinweise
- Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen, gelesen oder geändert werden können, ohne dass Absender und Empfänger der E-Mail dies bemerken.
- Sollte durch Rechtsvorschrift die Schriftform für bestimmte Erklärungen angeordnet werden, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig. In diesem Fall würde eine einfache E-Mail, ein einfaches elektronisches Dokument aber auch die Übersendung eines einfachen Scans (PDF), eines handschriftlich unterzeichneten Dokuments nicht den rechtlichen Anforderungen an die Schriftform genügen. Eine entsprechende Erklärung wäre nicht wirksam und würde bei gesetzlichen Fristen insoweit die Frist nicht wahren.
- Wenn uns Ihre Mail nicht zugestellt werden kann und Sie eine Rückweisung erhalten, nehmen Sie bitte telefonisch Kontakt zu uns auf.
- Wir werden Ihnen in der Regel auf diesem Weg, d.h. ebenfalls mittels einfacher E-Mail, auf Ihr Anliegen antworten, sofern nicht tatsächliche oder rechtliche Hinderungsgründe bestehen. Dies ist etwa der Fall, wenn die E-Mail keine natürliche oder juristische Person erkennen lässt. Wir bitten um Verständnis, dass anonyme E-Mails nicht beantwortet werden können.
- Eine weitere Einschränkung gilt für den Fall, dass unsere Antwort d.h. das von uns zu übersendende Dokument der Schriftform bedarf oder eine förmliche Zustellung erfordert. Eine Übersendung mittels einfacher E-Mail ist dann nicht möglich. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets Ihre Postanschrift an.
- Gleiches gilt u.a. aus Gründen des Datenschutzes auch für den Fall, dass unsere Rückantwort die Übersendung von Dokumenten mit personenbezogenen oder aus sonstigen Gründen schützenswerten Daten etc. enthält. Hier muss nicht nur eine mögliche Kenntnisnahme oder Verfälschung durch Dritte auf dem Übermittlungsweg ausgeschlossen, sondern auch sichergestellt werden, dass die Antwort auch nur dem wirklich berechtigten Empfänger übermittelt wird. Auch aus diesen Gründen kommt daher eine Rückantwort mittels einfacher E-Mail nicht in Betracht.